Chartes de qualité

Afin de garantir une offre et un service de qualité, l’acceptation des partenaires se fonde sur des critères de qualité factuels et correspondant en tous points à la demande liée aux événements professionnels.

Chartes de qualité du site www.douaisis-events.com

En préambule :
Hormis le Centre Historique Minier qui est classé Monument Historique depuis 2009 et constitue l’un des sites remarquables du bassin minier inscrit au patrimoine mondial de l’Unesco en 2012, tous les professionnels promus sur le site de Douaisis-Agglo devront impérativement se situer sur le territoire de Douaisis Agglo et verser leur contribution foncière des entreprises au service référent de ce territoire.
Tous ces professionnels devront impérativement proposer des services en lien avec l’activité de « l’industrie des réunions professionnelles encore appelée filière MICE » :
• Location de salles
• Hébergements (hôtels – chambres d’hôtes – gîtes)
• Restauration (restaurateurs – traiteurs)
• Prestations techniques complémentaires (sons et lumières – transports et transferts – prestataires d’événementiels)
• Incentives (les packages seront proposés par l’Office du tourisme du territoire et par les agences événementielles spécialisées dans le tourisme d’affaires)

La cible : entreprises et agences spécialisées en BtoB organisatrices d’événements professionnels pour groupes de salariés et/ou clients

Concernant les restaurateurs :
Afin de pouvoir être promu sur le site internet www.douaisis-events.com : les restaurateurs pressentis devront impérativement avoir une salle de réunion dédiée aux réunions et aux séminaires pouvant recevoir au minimum 20 personnes en configuration théâtre – salle qui devra être indépendante de la salle de restauration usuelle.
Un engagement RSE est demandé : lutte contre le gaspillage alimentaire, gestion des surplus, valorisation des déchets… ; travailler principalement les circuits courts pour les approvisionnements.

Concernant les traiteurs organisateurs de réceptions :
Afin de pouvoir être promu sur le site internet www.douaisis-events.com : les traiteurs pressentis devront impérativement être en conformité avec les normes sanitaires en vigueur (plans de travail, ustensiles, machines, qualité de l’eau et de l’air, maitrise de la chaîne du froid pour le stockage et le transport des denrées, notamment par véhicule réfrigéré).
Lors de la réalisation des évènements, un engagement RSE est aussi demandé : lutte contre le gaspillage alimentaire, gestion des surplus, valorisation des déchets, bilan carbone…

Concernant les hébergements :
Afin de pouvoir être promus sur le site internet www.douaisis-events.com : les hôtels, les chambres d’hôtes et les gîtes pressentis devront être reconnus via leur marque commerciale, que ce soit en filiale, en franchise ou encore en mandat de gestion.
Si l’hôtel ou la chambre d’hôtes ou le gite est indépendant, il devra être affilié à un label de fédération nationale reconnu : Qualité tourisme – Tourisme handicap – Logis de France – Gites de France – Clé verte – Clé vacances – Bienvenue à la ferme…
• Les chambres d’hôtes devront obligatoirement proposer une offre de 4 chambres au minium à la même adresse
• Les gîtes ruraux devront obligatoirement proposer une offre de 10 chambres au minium à la même adresse
• Et les hôtels devront être inscrits à Atout France et être étoilés (de 1 à 5*).
Douaisis Agglo reste seul décisionnaire en dernier ressort de la pertinence ou non d’un label.

Concernant les salles de réunion :
Afin de pouvoir être promu sur le site internet www.douaisis-events.com : les salles devront être exposées à la lumière naturelle avec systèmes occultants ; être équipées de tables de travail et de chaises confortables ; être munies d’un vidéoprojecteur avec écran ou projection sur mur blanc ; et les participants devront pouvoir avoir accès au wifi haut débit sécurisé et aux prises de courant (généralement 1 pour 3 personnes).
Les locaux devront donner accès à des toilettes, si possible, dédiées à l’exclusivité de ou des salles de réunion. Les salles devront être installées en fonction de la configuration demandée par le client et être exemptes de tout matériel n’ayant pas attrait à la réunion.
Les clients devront être accueillis par un personnel dédié qui restera joignable et disponible en cas de souci lors de la manifestation. L’accueil café et les pauses pourront être proposés via un prestataire traiteur extérieur à la structure accueillante.

Tous les partenaires présents sur le site douaisis-events.com s’engagent à répondre sous 48h aux demandes de devis.

Douaisis Agglo reste seul décisionnaire en dernier ressort de la pertinence ou non de promouvoir un professionnel sur son site internet www.douaisis-events.com de manière à ce que l’offre proposée par le professionnel corresponde en tous points aux besoins de la clientèle affaires et congrès.

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